Cum conectezi facturarea și e-Factura ANAF pe Shopify (SmartBill, Oblio)
Shopify nu emite facturi fiscale conforme cu legislația din România și nu trimite singur e-Factura în SPV. Soluția este să conectezi un furnizor românesc de facturare, SmartBill, Oblio sau FGO, care generează factura automat la fiecare comandă și o încarcă în sistemul ANAF. Ghidul de mai jos este pentru orice magazin Shopify din România care vinde către persoane fizice sau firme și vrea conformitate completă, fără intervenție manuală.
1 Verifică ce ai nevoie înainte să începi
Înainte de orice integrare, asigură-te că ai pus la punct partea legală și fiscală. Ai nevoie de: firmă înregistrată (SRL sau PFA), un cont activ la unul dintre furnizorii de facturare (SmartBill, Oblio sau FGO), seria și plaja de numere pentru facturi configurate în acel cont, și certificatul digital sau accesul în Spațiul Privat Virtual (SPV) ANAF înrolat pe CUI-ul firmei.
Stabilește clar dacă ești plătitor de TVA sau neplătitor. Asta schimbă complet cum configurezi taxele în Shopify și cum apar pe factură. Dacă ești plătitor, cota standard în România este 19% (cu cote reduse de 9% și 5% pentru categorii specifice ca alimente, cărți, medicamente). Dacă ești neplătitor, factura trebuie să apară fără TVA și cu mențiunea legală corespunzătoare.
Pentru e-Factura ai nevoie ca firma să fie înrolată în SPV. Înrolarea se face o singură dată pe portalul ANAF cu certificat digital calificat. Furnizorul de facturare se conectează apoi la SPV prin OAuth în numele tău, deci nu trebuie să gestionezi manual fișiere XML.
2 Alege furnizorul de facturare potrivit pentru volumul tău
SmartBill este cel mai folosit în ecosistemul Shopify din România, cu aplicație dedicată în Shopify App Store și suport solid pentru e-Factura. Este alegerea sigură pentru magazine cu volum mediu și mare, unde vrei stabilitate și automatizare completă.
Oblio este mai accesibil ca preț și are o interfață mai simplă, potrivit pentru magazine la început de drum sau cu volum mic spre mediu. Are de asemenea integrare nativă cu Shopify și trimitere automată în e-Factura.
FGO este o alternativă solidă, gratuită la planul de bază pentru un număr limitat de facturi pe lună, utilă dacă abia pornești. Toate trei rezolvă aceeași problemă; diferența reală e în preț, suport și ușurința conectării. Recomandarea noastră pentru un magazin care vrea să scaleze este SmartBill sau Oblio, pentru că au cele mai mature integrări Shopify.
3 Instalează aplicația de facturare din Shopify App Store
Intră în adminul Shopify, deschide Apps, apoi Shopify App Store, și caută numele furnizorului ales (de exemplu SmartBill sau Oblio). Apasă Install și acceptă permisiunile cerute. Aplicația are nevoie să citească comenzile, clienții și produsele, ca să poată construi factura corect.
Dacă furnizorul nu are aplicație în store sau preferi conexiunea directă prin API, alternativa este să generezi cheile API din contul de facturare (în SmartBill: Contul meu, Integrari, API; în Oblio: Setări, API) și să le introduci în panoul de configurare al integrării. Pentru majoritatea magazinelor, aplicația din App Store este mai simplă și suficientă.
După instalare vei fi redirecționat să te autentifici în contul de facturare și să autorizezi legătura. Acesta este pasul care leagă cele două sisteme.
4 Configurează seria, numerotarea și datele firmei
În panoul integrării alege seria de facturare pe care vrei să o folosești pentru comenzile Shopify. Recomandarea practică este o serie dedicată exclusiv magazinului online (de exemplu SHOP sau ONLINE), ca să separi clar facturile din e-commerce de cele emise manual. Numerotarea trebuie să fie continuă și fără goluri, conform cerinței ANAF.
Verifică datele emitentului: denumire firmă, CUI, număr Registrul Comerțului, adresă, cont bancar IBAN. Acestea apar pe fiecare factură, deci o greșeală aici se propagă pe tot. Confirmă și moneda implicită; pentru un magazin din România factura se emite în RON chiar dacă afișezi prețuri și în alte valute.
Setează limba facturii. Pentru clienți români, factura în limba română este obligatorie. Dacă vinzi și în afară, multe integrări permit factură bilingvă.
5 Activează emiterea automată a facturii la fiecare comandă
În setările integrării alege evenimentul care declanșează emiterea facturii. Cele două opțiuni uzuale sunt: la plasarea comenzii (order created) sau la confirmarea plății (order paid). Pentru magazine cu plata online recomandăm declanșarea la plată confirmată, ca să nu emiți facturi pentru comenzi neplătite. Pentru ramburs (cash on delivery), emiterea la plasarea comenzii este mai potrivită, urmată de chitanță la încasare.
Bifează trimiterea automată a facturii pe email către client. Clientul primește PDF-ul direct, fără să aștepte intervenția ta. Activează și sincronizarea retroactivă dacă vrei să generezi facturi pentru comenzile deja existente.
Testează imediat: plasează o comandă de test (poți folosi un produs ieftin sau modul de test al Shopify Payments) și verifică în contul de facturare că factura s-a generat cu seria, numărul, produsele și TVA-ul corecte. Nu trece mai departe până nu vezi o factură de test perfectă.
6 Conectează e-Factura ANAF și autorizează SPV
În panoul furnizorului de facturare caută secțiunea e-Factura sau SPV ANAF. Apasă Conectare și vei fi dus pe pagina ANAF de autentificare, unde autorizezi furnizorul să trimită facturi în numele firmei tale folosind certificatul digital înrolat în SPV. Această autorizare OAuth se face o singură dată și are o valabilitate limitată, deci notează-ți să o reînnoiești periodic.
După conectare, activează trimiterea automată în e-Factura pentru facturile generate din Shopify. Astfel fiecare factură emisă pleacă automat în sistemul național, primește indexul de încărcare și, după validare, statusul de acceptat. e-Factura este obligatorie în România atât pentru B2B cât și pentru B2C, deci acest pas nu este opțional.
Verifică în panou statusul facturilor trimise. Dacă o factură este respinsă, mesajul de eroare ANAF îți arată cauza (de obicei un câmp lipsă, CUI invalid sau cotă de TVA greșită). Corectezi în factură și retrimiți.
7 Setează corect TVA și datele de facturare pentru firme
În Shopify mergi la Settings, Taxes and duties, regiunea România, și configurează cotele exact ca în realitatea ta fiscală. Dacă ești plătitor de TVA, prețurile afișate includ de regulă TVA-ul (configurare uzuală în B2C). Dacă ești neplătitor, dezactivează colectarea TVA și asigură-te că integrarea emite factura fără taxă și cu mențiunea legală.
Pentru vânzări B2B ai nevoie de CUI-ul cumpărătorului pe factură. Shopify nu cere implicit CUI la checkout, așa că adaugă un câmp dedicat. Soluțiile uzuale: un câmp personalizat la checkout (disponibil mai flexibil pe planul Shopify Plus), o aplicație de checkout fields, sau câmpul de companie din adresa de facturare mapat către integrare. Confirmă în setările integrării că acel câmp este mapat corect în factura fiscală.
Atenție la produsele cu cote reduse (9% sau 5%). Setează cota corectă per produs sau per colecție în Shopify și verifică să se reflecte identic pe factura emisă. O nepotrivire între ce afișezi și ce facturezi este cea mai frecventă eroare pe care o vedem la audit.
8 Activează Shopify Payments pentru un flux de plată curat
Shopify Payments este disponibil oficial în România din martie 2023. Acceptă carduri, Apple Pay, Google Pay și Shop Pay, suportă 133 de valute și permite payout în RON și EUR. Avantajul major: când folosești Shopify Payments nu plătești comisionul suplimentar de platformă pe care Shopify îl percepe dacă folosești un procesator de plăți terț.
Activează-l din Settings, Payments, completând datele firmei și contul bancar. Un flux de plată clar, cu order paid ca eveniment, face ca declanșarea facturii automate să fie precisă: factura pleacă fix când banii sunt confirmați.
Dacă folosești și ramburs prin curier, configurează separat metoda de plată Cash on Delivery în Shopify și stabilește în integrare ce document emiți la plasare și ce la încasare, ca să nu dublezi sau să ratezi facturi.
9 Monitorizează, reconciliază și păstrează arhiva
Pune-ți o rutină săptămânală: deschide contul de facturare și verifică să nu existe comenzi Shopify fără factură generată sau facturi blocate în starea de eroare e-Factura. Furnizorii buni au un dashboard cu aceste excepții. Rezolvarea promptă a respingerilor ANAF te ține conform.
Reconciliază numărul de comenzi plătite din Shopify cu numărul de facturi emise. Dacă cifrele nu se potrivesc, ai fie comenzi netfacturate, fie facturi de stornat (pentru comenzi anulate sau returnate). Pentru retururi emite factura de storno din contul de facturare, care se trimite la rândul ei în e-Factura.
Arhivează facturile. Furnizorul păstrează PDF-urile și XML-urile, dar exportă periodic o copie și pasează-le contabilului. Legea cere păstrarea documentelor fiscale, iar e-Factura din SPV este sursa oficială pentru ANAF.
* Prețurile și planurile Shopify (Basic de la 25-29 USD/lună, planul mediu în jur de 79 USD, Advanced până la 399 USD) și tarifele furnizorilor de facturare se pot schimba; verifică valorile actuale înainte de a decide. Pentru configurarea cotelor de TVA, a cazurilor de scutire și a facturilor de storno, confirmă întotdeauna setările cu contabilul firmei, pentru că situația fiscală diferă de la o firmă la alta.
Vrei sa-ti facem noi setarea, nu doar ghidul?
Tracking, Consent Mode, pixel si masurare corecta le configuram noi, oamenii de la ALLSoft Agency, ca tu sa scalezi bugetul fara sa optimizezi orbeste.
Vezi ce face ALLSoft Agency →