Cum integrezi curierii români pe Shopify (FanCourier, Sameday, Cargus, DPD)

1 Alege aplicația de curierat potrivită

Shopify nu are conexiune directă cu curierii români, așa că tot fluxul trece printr-o aplicație agregator din Shopify App Store. Cele mai folosite în România sunt Innoship, Postis, EasySales, ShippyPro și conectorii dedicați FanCourier sau Sameday. Caută în App Store după numele curierului sau după termenul AWB, apoi filtrează după limba română și recenzii.

Criteriul principal este ce curieri îți acoperă aplicația. Dacă lucrezi cu un singur curier (de exemplu doar Sameday), un conector simplu e suficient și mai ieftin. Dacă livrezi cu doi sau mai mulți curieri și vrei să alegi automat curierul cel mai bun pe comandă (rule based routing), îți trebuie un agregator de tipul Innoship sau Postis.

Verifică trei lucruri înainte să instalezi: generează AWB automat la marcarea comenzii ca fulfilled, suportă ramburs (cash on delivery) și trimite numărul de tracking înapoi în Shopify. Fără aceste trei funcții o să rămâi cu muncă manuală.

Nu instala mai multe aplicații care fac același lucru în paralel, pentru că vei genera AWB-uri duplicate. Alege una și fă-o sursa unică de adevăr pentru expedieri.

2 Pregătește contul de curier și datele de contract

Înainte să conectezi ceva în Shopify, ai nevoie de un cont activ la curier cu contract comercial, nu de cont de persoană fizică. La FanCourier ai nevoie de client ID, username și parola de la SelfAWB plus parola de API. La Sameday primești user și parolă de API din platforma eAWB. La Cargus ai nevoie de subscription key și credențiale Orand/URGENT Cargus API. La DPD primești username și parolă din contul de business.

Cere echipei comerciale a curierului explicit accesul la API sau la integrare. La unii curieri accesul API este separat de contul normal de expediere și trebuie activat manual de un agent de cont.

Notează și parametrii negociați în contract: tarifele pe kilogram, plafonul de greutate, comisionul de ramburs și termenul de virare a banilor din ramburs (de obicei 2 până la 5 zile lucrătoare). Acești parametri îți spun mai târziu dacă routing-ul automat între curieri merită.

3 Instalează aplicația și conectează contul de curier

Din Shopify Admin mergi la Apps, deschide Shopify App Store, caută aplicația aleasă și apasă Install. Aprobă permisiunile cerute, în special accesul la comenzi (orders) și la expedieri (fulfillment), pentru că fără ele aplicația nu poate genera AWB.

În aplicație intri la secțiunea de curieri sau carriers și adaugi curierul dorit. Introduci exact credențialele de API pregătite la pasul anterior. Salvează și folosește butonul de test al conexiunii dacă există. O conexiune corectă returnează de regulă serviciile disponibile ale curierului (standard, express, livrare în easybox sau locker).

Setează adresa de expediere (sender / pickup address) cu datele firmei tale: denumire, CUI, adresă completă, persoană de contact și telefon. Această adresă apare pe AWB ca expeditor și este folosită de curier pentru ridicarea coletelor.

4 Configurează rambursul (cash on delivery)

Rambursul este metoda dominantă de plată în România pentru e-commerce, așa că merită setat corect din start. În aplicația de curierat caută secțiunea cash on delivery sau ramburs și activeaz-o pentru curierul tău.

Mapează valoarea rambursului pe totalul comenzii din Shopify, ca AWB-ul să preia automat suma corectă de încasat de la client. Stabilește dacă rambursul se virează în cont bancar (recomandat, mai ușor de reconciliat) sau cash, și completează IBAN-ul firmei.

Foarte important: rambursul trebuie să acopere totalul plătibil al comenzii, adică produse plus transport minus orice plată online deja încasată. Dacă ai și plată cu cardul prin Shopify Payments, comenzile plătite online trebuie să genereze AWB cu ramburs zero, altfel încasezi clientul de două ori. Configurează o regulă care setează rambursul la zero când comanda e deja marcată ca plătită.

Reține că Shopify Payments este disponibil în România din martie 2023 și acceptă carduri, Apple Pay, Google Pay și Shop Pay, cu payout în RON și EUR. Cu cât muți mai multe comenzi pe plată online, cu atât scade volumul de ramburs de reconciliat manual.

5 Activează generarea automată a AWB-ului

Scopul integrării este să nu mai introduci nicio comandă manual. În setările aplicației caută opțiunea de auto generate AWB sau order sync și alege declanșatorul: la primirea comenzii, la marcarea ei ca pregătită, sau la apăsarea butonului Fulfill din Shopify. Cel mai curat declanșator este Fulfill, pentru că îți lasă control pe ce comenzi pleacă.

Mapează câmpurile obligatorii pentru AWB: greutate, număr de colete, conținut și serviciul de curierat. Setează o greutate implicită per produs în fișele de produs din Shopify (Variants, Weight), altfel AWB-ul iese cu greutate zero și curierul îl respinge sau retarifează.

Configurează plicul și formatul de printare. Majoritatea aplicațiilor scot AWB în PDF format A6 pentru imprimante termice (Zebra) sau A4 cu patru etichete pe pagină. Testează o comandă reală de probă, generează AWB-ul, verifică că datele expeditor, destinatar, ramburs și greutate sunt corecte, apoi printează.

6 Trimite tracking-ul automat înapoi în Shopify

După generarea AWB, aplicația trebuie să scrie numărul de urmărire înapoi pe comanda din Shopify. Activează opțiunea writeback tracking number sau push tracking to Shopify. Astfel comanda primește statusul Fulfilled și un tracking number vizibil.

Setează în aplicație și URL-ul de tracking corect al curierului, ca linkul din emailul de confirmare a expedierii (Shipping confirmation) să ducă clientul direct la pagina de urmărire a coletului. Verifică în Shopify Admin la Settings, Notifications că emailul Shipping confirmation este activ.

Pentru o experiență mai bună poți adăuga o pagină de tracking branduită cu o aplicație dedicată (de exemplu AfterShip sau 17track), dar nu este obligatoriu. Linkul nativ al curierului acoperă cazul de bază.

7 Setează tarifele de livrare în checkout

Integrarea de AWB rezolvă partea de operațional, dar prețul de transport pe care îl vede clientul îl setezi separat în Shopify, la Settings, Shipping and delivery. Creează o zonă pentru România și adaugă tarifele.

Cea mai simplă variantă este tarif fix (flat rate), de exemplu transport gratuit peste un prag și un cost fix sub el. Această abordare este predictibilă și ușor de comunicat. Varianta avansată este calcul în timp real (carrier calculated rates) prin aplicație, care afișează la checkout prețul exact al curierului, însă necesită de obicei planul Advanced și suport din partea aplicației.

Pentru majoritatea magazinelor recomand prag de transport gratuit plus cost fix sub prag, pentru că crește valoarea coșului și e mai stabil decât tarifarea în timp real. Pune și opțiunea de livrare în easybox sau locker dacă o oferă curierul, fiindcă reduce costul și rata de retur.

8 Conectează e-Factura ANAF în același flux

Din 2024, e-Factura prin SPV ANAF este obligatorie în România atât pe B2B cât și pe B2C, deci factura trebuie emisă și trimisă în sistemul ANAF pentru fiecare comandă. Shopify nu emite factură conformă singur, așa că o conectezi printr-un serviciu de facturare care comunică direct cu ANAF: SmartBill, Oblio sau FGO.

Instalează aplicația de facturare din App Store, conecteaz-o la contul tău din serviciul respectiv și setează emiterea automată a facturii la plasarea sau plata comenzii. Serviciul trimite apoi factura în formatul XML cerut către SPV.

Aliniază momentul facturării cu momentul expedierii ca să eviti facturi pentru comenzi anulate înainte de livrare. O configurație curată: factura se emite la Fulfill, în același pas în care se generează AWB-ul, astfel toate documentele coletului pleacă sincronizat.

9 Testează fluxul cap la cap și pune-l în producție

Înainte să te bazezi pe automatizare, rulează o comandă completă de test. Plasează o comandă reală cu valoare mică, marcheaz-o ca Fulfill, verifică: AWB generat cu ramburs corect, greutate corectă, tracking number scris în Shopify, email de expediere trimis clientului și factura emisă în ANAF.

Verifică și cazurile speciale: comandă plătită cu cardul (ramburs zero pe AWB), comandă cu mai multe produse (greutate însumată), și o comandă cu adresă în alt oraș decât sediul tău. Dacă folosești agregator multi curier, confirmă că regula de routing alege curierul corect.

După ce fluxul trece curat, pune o rutină zilnică de reconciliere a rambursurilor încasate față de comenzile marcate plătite, ca să prinzi diferențele între ce a virat curierul și ce arată Shopify. Acolo apar cele mai multe pierderi tăcute în e-commerce-ul pe ramburs.